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Souhaitez-vous faire entrer votre entreprise dans l’ère du numérique ? Souhaitez-vous dématérialiser vos pièces comptables, fiches de paies, contrats et factures à cause de votre meuble de rangement qui déborde dans votre bureau ? Plus de soucis à vous faire. Optez simplement pour l’utilisation d’un logiciel de gestion électronique de documents (GED) afin de faciliter la recherche de vos dossiers et de surcroît, faire de l’espace dans vos locaux.

Qu’est-ce qu’un logiciel GED ?

Bien avant tout développement, il serait logique de comprendre d’abord ce qu’est un logiciel de gestion électronique de documents. Ainsi, la GED est le logiciel numerique responsable d’une bonne gestion de vos documents d’entreprise. Sa mission revient à stocker, faciliter la recherche et le partage des informations et des documents sans avoir besoin de papier.

Dans un contexte de croissance exponentielle de la production de documents, la GED prend de plus en plus d’importance pour les entreprises. En Europe, plusieurs gouvernants s’orientent également dans cette direction afin d’exhorter sur l’importance du passage à la gestion électronique des documents.

La GED augmente la productivité 

La raison principale qui justifie pourquoi vous devez équiper votre entreprise d’une solution de GED est qu’elle peut booster votre productivité. D’abord, les employés ont un accès facile et permanent aux informations, peu importe où ils se trouvent. Ils sont également libres de travailler ensemble sur les mêmes documents numériques. Par conséquent, la vitesse de déplacement du fichier est beaucoup plus rapide.

De plus, les employés ne gaspillent plus beaucoup de temps à chercher divers documents papiers. Ainsi, ils peuvent se concentrer sur des tâches à forte valeur ajoutée liées à l’analyse ou au traitement des données au lieu de gérer le traitement des documents. Enfin, la sobriété numérique de la GED rend votre entreprise plus efficace dans la mesure où elle fait gagner du temps à tous.

Le logiciel GED permet d’économiser de l’argent

En dehors de son coût, le papier est également encombrant ! Plusieurs entreprises actives sont capables de produire des milliers de documents chaque semaine, et une fois comptabilisé le coût d’achat du papier, on remarque vite que ce prix devient exorbitant. Si l’on considère la charge et le coût de la gestion administrative papier, le retour sur investissement des logiciels de gestion documentaire est très appréciable. Sur le long terme, les solutions de gestion électronique de documents permettront à votre entreprise d’économiser beaucoup d’argent.

Avec la GED, aucun document ne se perd.

Les documents papier sont très facilement perdus, des pertes accidentelles qui surviennent du fait qu’ils passent entre les mains de nombreux collaborateurs. Selon la sensibilité du document, les conséquences peuvent être graves. Avec le logiciel GED, ce problème ne se produit plus. De plus, une récupération d’un fichier supprimé de façon accidentelle est possible. L’utilisation d’un système de gestion électronique de documents peut éliminer complètement le risque de perte et suivre tout comportement malveillant de partage de documents.